Kebijakan Privasi

1. Istilah

Istilah yang dipakai di sini:

• Data pribadi: informasi yang mengidentifikasi Anda sebagai individu, seperti nama, alamat email, nomor telepon, atau dokumen yang memuatnya.
• Data penggunaan: informasi yang dikumpulkan otomatis saat sieraOS dipakai, seperti alamat IP, jenis peramban, dan waktu permintaan.
• Perusahaan: bisnis yang memegang akun sieraOS dan mengizinkan orang masuk.
• Pengendali Data Pribadi (pengendali): pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data pribadi.
• Prosesor Data Pribadi (pemroses): pihak yang memproses data pribadi atas nama pengendali.
• Pengguna: siapa pun yang punya login, dan siapa pun yang membuka tautan pribadi yang dikirim perusahaan.
• Hukum yang berlaku: Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

2. Peran kami, dan peran perusahaan

Sebagian besar isi sieraOS adalah catatan milik perusahaan itu sendiri, dan perusahaan itulah yang menentukan penggunaannya. Jika Anda karyawan, kandidat, klien, atau kontak klien dari perusahaan yang memakai sieraOS, perusahaan itu adalah pengendali data Anda. sieraOS menyimpannya atas perintah perusahaan, sebagai pemroses, sesuai bagian 'Pemrosesan data pribadi untuk Anda' dalam Syarat Layanan kami. Tanyakan lebih dahulu kepada perusahaan itu: bagian 12 menjelaskan bantuan kami.

Untuk sebagian kecil, kami adalah pengendali: data orang yang punya login, penagihan akun, dan cara layanan dipakai. Bagian 3 dan 4 menjelaskan mana yang mana.

3. Yang disimpan perusahaan di sieraOS

Perusahaan yang menentukan isinya. Umumnya:

• Karyawan: nama, kontak, nomor identitas dan pajak, alamat, rekening bank, kontrak, gaji, absensi beserta lokasi saat masuk, cuti, dokumen, dan sertifikat.
• Kandidat: nama, kontak, CV, rekaman video dan suara jawaban beserta transkripnya, penilaian, catatan wawancara, data identitas saat penawaran dibuat, dan tanda tangan.
• Klien dan kontaknya: data perusahaan, nama, kontak, dokumen yang mereka berikan, tanda tangan, dan alamat tempat peramban mereka menandatangani.
• Pemasok: faktur dan kwitansi, termasuk data pribadi yang tercetak di dalamnya.

4. Yang kami simpan untuk diri kami

Untuk ini, kami yang menentukan penggunaannya:

• Data login: nama dan email setiap orang yang punya login, serta penyedia masuk yang dipilihnya. Kata sandi dipegang penyedia masuk kami dan tidak pernah kami simpan dalam bentuk terbaca.
• Data akun dan penagihan: nama perusahaan, negara, paket, nomor pajak yang diisi saat pembayaran, dan riwayat pembayaran. Nomor kartu tetap di Stripe.
• Mitra: data orang-orang mitra (nama, email, dan peran) dan data firmanya, komisi yang diperolehnya, dan rekening bank tujuan pembayarannya, dan alamat yang dibutuhkan banknya.
• Pemohon mitra: yang diberikan sebuah firma saat mendaftar menjadi mitra: data firmanya, nama dan kontak orang-orangnya, dokumen yang diunggahnya, dan tanda tangan yang digambarnya pada perjanjian kemitraan. Hanya operator kami yang membacanya. Kami menghapus permohonan 90 hari setelah ditolak atau ditinggalkan, atau setelah jangka waktu yang ditetapkan hukum negara pemohon, bila hukum menetapkannya.
• Data penggunaan: bahasa dan mata uang yang Anda pilih, negara asal koneksi Anda (untuk menampilkan harga dan bahasa), proses otomatis, kesalahan, dan masalah yang Anda laporkan.

5. Cara kami memakai data Anda, dan alasannya

Bila kami pengendali, kami memakai data untuk tujuan berikut, masing-masing dengan dasar yang disebut. Bila kami pemroses, dasar pemrosesan perusahaan itu sendiri yang berlaku.

• Membuat dan mengelola akun serta mengizinkan orang masuk: untuk melaksanakan kontrak kami dengan perusahaan.
• Menyediakan sieraOS dan memberi dukungan: untuk melaksanakan kontrak kami dengan perusahaan, dan kepentingan sah kami untuk menjawab Anda.
• Menagih akun dan membayar mitra: untuk melaksanakan kontrak, dan memenuhi kewajiban hukum dan pajak.
• Memutuskan permohonan mitra dan menjalankan program mitra: untuk mengambil langkah atas permintaan pemohon sebelum kontrak, dan untuk melaksanakan perjanjian kami dengan mitra.
• Menjaga sieraOS tetap aman, mencegah penipuan, dan memperbaiki kesalahan: kepentingan sah kami, dan kewajiban melindungi data.
• Memperbaiki sieraOS dari jumlah kunjungan halaman dan laporan kesalahan: kepentingan sah kami menjalankan layanan yang baik.
• Mengirim pemberitahuan tentang akun, keamanan, dan perubahan layanan: untuk melaksanakan kontrak dan memenuhi kewajiban hukum.
• Memenuhi kewajiban hukum dan menjawab permintaan yang sah: kewajiban hukum. Bila hukum mengharuskan, kami meminta persetujuan Anda lebih dahulu dan Anda dapat menariknya.

6. AI dan pembacaan otomatis

Fitur AI hanya berjalan bila perusahaan telah menghubungkan kunci OpenAI miliknya sendiri. Kunci itu milik Pemilik akun perusahaan, yang memegang perjanjian dengan OpenAI; kami menyimpannya dalam bentuk terenkripsi dan tidak mengukur atau menjualnya kembali. OpenAI adalah penyedia independen di bawah perjanjian Pemilik sendiri. Cara OpenAI menyimpan atau memakai apa yang dikirim kepadanya ditentukan oleh perjanjian itu dan ketentuan OpenAI, bukan oleh kami.

Saat fitur berjalan, hal-hal berikut dikirim ke OpenAI di Amerika Serikat: teks CV, audio yang diambil dari jawaban rekaman kandidat (beserta transkrip yang dibuat darinya), dan teks faktur pemasok atau surel. Sebuah model membacanya lalu mengusulkan nilai atau angka untuk CV dan jawaban kandidat, atau angka pada faktur.

Seorang yang disebutkan namanya di perusahaan menyetujui atau mengubah setiap usulan. Tidak ada kandidat yang ditolak dan tidak ada pembayaran yang dilakukan oleh model sendiri. Kandidat dapat meminta perusahaan agar seseorang menilai ulang.

• Yang dipakai: teks CV, transkrip wawancara, kata kunci dan persyaratan posisi, serta nilai dan penilaian singkat dari model.
• Yang diinformasikannya: siapa yang masuk daftar singkat dan siapa yang diundang ke tahap berikutnya. Model mengurutkan CV terhadap posisi dan menaruh sekelompok teratas di depan orang yang menilai; mereka di luar kelompok itu tidak dilanjutkan, dan CV-nya dihapus saat orang itu menandatangani tahap tersebut.
• Di mana manusia berperan: orang di perusahaan menyetujui atau mengubah daftar singkat dan setiap langkah sesudahnya; model tidak meloloskan, menyingkirkan, mengundang, atau menolak siapa pun.
• Pilihan Anda: minta perusahaan agar seseorang menilai ulang, dan tulis kepada kami di alamat pada bagian 12 bila perusahaan tidak menjawab.

7. Kotak surat yang dihubungkan

Pemilik akun perusahaan dapat menghubungkan kotak surat Google agar sieraOS dapat membaca faktur pemasok. Kami membaca surat yang masuk ke kotak surat itu, bukan hanya faktur. Pertama kali, kami membaca surat bertanggal sejak 1 Januari 2026, lalu surat baru setiap kali. Setiap pesan dibuka. Kami menyimpan lampiran yang dapat dibaca dan, bila pesan tidak punya lampiran, kami menyimpan teksnya jika tampak perlu dibaca. Model lalu menentukan mana yang merupakan tagihan pemasok. Surat yang bukan tagihan pemasok dapat tetap tersimpan di akun sieraOS perusahaan sampai seseorang menghapusnya.

• Hanya baca: akses yang kami minta hanya untuk membaca. Kami tidak pernah mengirim, menghapus, atau mengubah surat.
• Hubungkan kotak surat khusus faktur: kami menyarankan agar tidak menghubungkan kotak surat yang berisi surat pribadi atau rahasia.
• Putuskan kapan saja: Pemilik dapat memutuskan hubungan kotak surat di sieraOS dan di akun Google-nya.
• Siapa lagi yang melihatnya: Google memegang kotak surat; teks dan lampiran yang kami simpan diteruskan ke penyedia pada bagian 8, termasuk OpenAI.

8. Siapa lagi yang menangani, dan di mana

Kami memakai perusahaan lain untuk menjalankan sieraOS. Berikut daftar saat ini, menurut layanan dan negara perusahaan penyedianya. Bila sebuah perusahaan menjadi pemroses bagi kami, ia bertindak atas perintah kami.

Kami memperbarui daftar ini bila berubah, dan memberi tahu Pemilik akun lewat email sebelum penyedia baru mulai menangani data pribadi di akun mereka. Pemilik yang keberatan dapat menutup akun. Penyedia masuk dan OpenAI juga bertindak berdasarkan hubungan orang atau Pemilik itu sendiri dengan mereka, seperti dijelaskan di sini.

• Supabase (perusahaan di Amerika Serikat): basis data, penyimpanan berkas, dan proses masuk. Basis data dan berkas kami berada di Singapura.
• Vercel (perusahaan di Amerika Serikat): menjalankan aplikasi, dan mengukur kunjungan halaman (bagian 15). Vercel melayani permintaan dari jaringannya, sehingga sebagian pemrosesan terjadi di luar Singapura.
• Stripe (perusahaan di Amerika Serikat): menerima pembayaran kartu untuk langganan dan memegang data kartu. Stripe memproses di negara lain tempatnya beroperasi.
• Postmark (perusahaan di Amerika Serikat): mengirim email dari sieraOS, sehingga melihat penerima, subjek, dan isinya.
• OpenAI (perusahaan di Amerika Serikat): membaca CV, membuat transkrip dan menilai jawaban rekaman, dan membaca faktur, hanya dengan kunci milik perusahaan sendiri (bagian 6).
• Google (perusahaan di Amerika Serikat): hanya bila perusahaan menghubungkan kotak surat (bagian 7), dan untuk masuk dengan Google. Masuk dengan Apple, Facebook, LinkedIn, atau GitHub, bila tersedia, mengirim data masuk Anda dari penyedia itu kepada kami dengan cara yang sama.
• Midtrans (perusahaan di Indonesia): hanya bila perusahaan menghubungkan akun Midtrans miliknya untuk menagih kliennya; sieraOS meneruskan panggilan penagihan, status, dan pembatalan untuk akun itu.
• Xendit (perusahaan di Indonesia): dipakai hanya untuk mengirim komisi kepada mitra. Xendit melihat nama dan rekening bank mitra.
• DBS Bank Ltd (perusahaan di Singapura): bank sieraOS, dipakai untuk mengirim komisi kepada mitra melalui transfer bank. DBS melihat nama, rekening bank, bank, dan alamat yang dibutuhkan bank.

9. Berbagi

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Kami membaginya dengan penyedia pada bagian 8, dengan otoritas hukum bila hukum mewajibkan, dalam penggabungan atau penjualan bisnis, dan dengan persetujuan Anda.

Mitra yang diizinkan masuk oleh perusahaan dapat memegang pembukuan perusahaan itu di layar Keuangan, melihat catatan keuangannya di sana, dan memberi tanda tangan pertama atas satu bulan pembukuan. Bila paket perusahaan mencakup penggajian, mitra juga dapat menyiapkan penggajian, termasuk melihat gaji, dan memberi tanda tangan pertama atas satu bulan. Mitra juga dapat mencatat nomor faktur pajak atas faktur perusahaan itu dan, bila paket perusahaan mencakup penggajian dan kedua tanda tangan atas satu bulan sudah ada, mengunduh berkas bank penggajian bulan itu, yang memuat nama, rekening bank, dan jumlah yang dibayarkan kepada setiap orang. Mitra tidak pernah membuka rekrutmen, penjualan, atau layar lain. Mitra juga dapat membayar akun tersebut. Setiap orang di sebuah mitra memiliki login sendiri, dan yang mereka lakukan tercatat dengan nama mereka.

10. Informasi pembayaran

Pembayaran diterima oleh Stripe. Kami tidak menyimpan data kartu atau bank di server kami. Penanganan data kartu oleh Stripe tunduk pada ketentuan dan kebijakan privasinya sendiri.

11. Berapa lama kami menyimpan

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk menyediakan sieraOS dan memenuhi kewajiban hukum, akuntansi, dan pelaporan.

• Kandidat yang tidak diterima: 6 bulan setelah posisi terisi atau ditutup, paling lama 12 bulan.
• Rekaman video kandidat: 90 hari.
• Dokumen yang diberikan klien untuk suatu pekerjaan: selama yang diwajibkan hukum negara klien; tidak ada yang dihapus otomatis sampai jangka waktunya ditetapkan.
• Proposal yang tidak diterima klien: 30 hari setelah kedaluwarsa.
• Catatan karyawan, penggajian, dan akuntansi: selama akun terbuka, dan selama hukum yang berlaku bagi perusahaan mewajibkan penyimpanan.
• Akun yang ditutup: tidak ada yang dihapus otomatis saat akun ditutup. Pemilik dapat mengekspor apa yang dapat diekspor akun itu (bagian 12) dan meminta kami menghapus akunnya. Kami menghapusnya secara manual, dan tidak sebelum jangka waktu yang ditetapkan hukum untuk catatan perusahaan.
• Jangka waktu menurut hukum Indonesia: 5 tahun untuk data pribadi, 10 tahun untuk catatan keuangan, dan 10 tahun untuk catatan penggajian dan pajak. Data rekrutmen disimpan menurut kebijakan yang ditetapkan perusahaan.

12. Menggunakan hak Anda

Jika sebuah perusahaan memasukkan data Anda ke sieraOS, tanyakan kepada perusahaan itu: ia dapat melakukan semuanya di sieraOS sendiri. Jika tidak dijawab, tulis kepada kontak privasi kami di privacy@fivebucks.ai dan kami akan meneruskan permintaan dan membantu. Jika datanya milik kami (bagian 4), tulis kepada kami di privacy@fivebucks.ai. Kami menjawab dalam 30 hari, atau lebih cepat bila hukum menetapkan waktu yang lebih singkat. Kami mungkin perlu memastikan identitas Anda.

Yang dapat diambil sendiri oleh Pemilik akun: faktur terkirim (PDF), laporan laba rugi dan neraca (Excel atau PDF), dan absensi satu tahun (CSV). Pemilik dapat melakukannya selama akun terbuka, dan setelah akun ditutup. Catatan lain, seperti catatan karyawan, biaya, bank, dan buku besar, belum punya ekspor mandiri: minta kepada kami, dan kami akan memberi salinan data pribadi yang kami pegang dalam format yang umum dipakai.

• mengakses data Anda dan menerima salinannya
• memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap
• menghapus data, atau mengakhiri pemrosesannya, bila hukum memberi Anda hak itu
• menarik persetujuan yang pernah Anda berikan, dan menolak atau membatasi cara data dipakai
• meminta data dalam bentuk yang dapat dipindahkan bila hukum memberi Anda hak itu
• mengajukan pengaduan kepada kami, dan kepada otoritas pelindungan data pribadi (bagian 13)

13. Hak Anda menurut hukum Indonesia

Kebijakan ini disusun menurut UU PDP. Bila perusahaan memakai sieraOS, perusahaan itu adalah Pengendali Data Pribadi dan kami adalah Prosesor Data Pribadinya; untuk data kami sendiri (bagian 4) kami adalah pengendali.

Menurut UU PDP, Anda sebagai Subjek Data Pribadi dapat meminta informasi tentang cara data Anda dipakai, mengakses dan memperoleh salinannya, memperbaikinya, meminta agar dihapus atau dimusnahkan, menarik persetujuan, menolak keputusan yang diambil semata-mata secara otomatis, meminta penundaan atau pembatasan pemrosesan, dan menuntut ganti rugi atas pelanggaran. Tulis kepada kontak privasi kami di alamat pada bagian 12; kontak privasi kami juga menjadi kontak kami untuk pelindungan data di Indonesia. Bila Anda tidak puas, Anda dapat mengadu kepada lembaga yang ditunjuk UU PDP.

Data pribadi hanya dapat keluar dari wilayah Indonesia ke tempat yang memberi pelindungan setara atau lebih tinggi, atau bila ada pengamanan yang mengikat, atau dengan persetujuan Anda. Untuk itu kami bersandar pada kontrak kami dengan penyedia pada bagian 8. Rekaman suara dan video, nomor identitas, dan data bank diperlakukan sebagai data pribadi yang bersifat spesifik, dan dibatasi pada tujuan dalam kebijakan ini.

14. Bila terjadi masalah dengan data Anda

Bila kami menemukan pelanggaran keamanan yang menyangkut data pribadi di akun sebuah perusahaan, kami memberi tahu Pemilik tanpa penundaan yang tidak patut, dan paling lambat 48 jam setelah kami memastikannya. Kami memberikan yang diperlukan perusahaan untuk memberi tahu lembaga yang berwenang dan orang yang terdampak: apa yang terjadi, data apa, apa yang telah kami lakukan, dan apa yang kami sarankan.

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang telah dipastikan, pengendali wajib memberi tahu Subjek Data Pribadi yang terdampak dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 x 24 jam. Sebagai pemroses, kami memberi tahu perusahaan lebih cepat dari batas itu. Bila pelanggaran menyangkut data yang kami pegang untuk diri kami sendiri sebagai pengendali, kami memberi tahu mereka sesuai batas waktu tersebut.

15. Cookie dan pengukuran

sieraOS hanya menyetel yang diperlukan: cookie agar Anda tetap masuk, satu untuk mengingat bahasa Anda, satu untuk mengingat mata uang yang ditampilkan, cookie berumur pendek yang menyimpan langkah yang sedang berjalan (misalnya saat menghubungkan kotak surat), dan pilihan terang atau gelap yang disimpan di peramban Anda. Kami tidak memakai cookie iklan.

Kami mengukur kunjungan halaman dengan Vercel Web Analytics, yang tidak menyetel cookie. Layanan itu menerima alamat halaman, halaman asal Anda, negara Anda, serta jenis peramban dan perangkat Anda. Kami membaca negara asal koneksi Anda untuk menampilkan harga dan bahasa. Anda dapat menghapus cookie di pengaturan peramban.

16. Keamanan

Catatan setiap perusahaan dipisahkan dari perusahaan lain di dalam basis data itu sendiri. Berkas bersifat privat dan hanya dibuka setelah pemeriksaan masuk. Setiap tanda tangan dan persetujuan mencatat siapa yang memberikannya. Kami mengambil langkah administratif dan teknis yang wajar, tetapi tidak ada cara penyimpanan atau pengiriman yang sepenuhnya aman.

17. Anak-anak

sieraOS tidak ditujukan bagi siapa pun di bawah 18 tahun. Catatan karyawan sebuah perusahaan dapat memuat orang di bawah 18 tahun (misalnya peserta magang); perusahaan bertanggung jawab atas catatan itu. Jika Anda yakin seorang anak telah memberi kami data pribadi, hubungi kami di privacy@fivebucks.ai dan kami akan menghapusnya.

18. Tautan ke situs lain

sieraOS dapat memuat tautan ke situs lain. Kami tidak bertanggung jawab atas praktik privasi mereka, dan kami menganjurkan Anda membaca kebijakan mereka.

19. Perubahan kebijakan ini

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Kami memberi tahu Pemilik akun lewat email sebelum perubahan yang penting, memuat teks baru di halaman ini, dan memperbarui tanggal "Terakhir diperbarui". Pemilik diminta menerima versi baru Syarat Layanan dan kebijakan ini bila isinya berubah secara penting.